Normativa Privacy: come utilizzare correttamente le liste di email.

In ottemperanza al regime di opt-in in vigore in Italia anche per l’ambito del B2B, i dati forniti da www.emaildirect.it possono essere utilizzati solo per campagne di permission marketing. Qualunque sia l’origine e la natura del dato, la normativa stabilisce infatti che il “consenso” non è cedibile: per questa ragione per utilizzare un database di contatti acquisito da terzi, si è tenuti a ottenere riscontro e consenso per l’invio di ulteriori comunicazioni promozionali. Il permission marketing, pur restando nel completo rispetto della normativa sulla privacy, consente alle aziende ampi margini sulla scelta di contenuti e creatività.

L’invio dell’informativa riguardante il trattamento dei dati personali (art. 13 d.Lgs. 196/03) in cui si richiede il consenso per l’invio di materiale promozionale è l’occasione in cui potrai: descrivere la tua azienda introdurre il prodotto o il servizio che andrai a proporre più approfonditamente in eventuali ulteriori comunicazioni connotare il messaggio con la tua immagine aziendale permettere approfondimenti ulteriori attraverso un link al tuo sito o al prodotto/servizio includere tutti le modalità con cui è possibile contattarti.

Ricorda che non è consentita la forma anonima, che l’utente deve avere la possibilità di richiedere la cancellazione dalla tua lista e che il tuo messaggio dovrà avere carattere prettamente informativo e non commerciale (quindi non inserire prezzi, sconti o slogan).

Nota importante: gli elenchi acquistabili su www.emaildirect.it riguardano aziende, o professionisti che liberamente hanno indicato i rispettivi contatti ed indirizzi, pubblicandoli od autorizzandone la pubblicazione in elenchi categorici pubblici, web ed extra web, per garantirsi maggiori possibilità di promozione ed occasioni di profitto. Tenendo conto anche dei principi fondamentali che tutelano la libera circolazione dei beni e dei servizi, le comunicazioni tra aziende (business to business, B2B) presentano uno scenario completamente diverso rispetto ad azioni rivolte verso soggetti privati: cittadini-utenti-clienti (B2C). Questo è stato ribadito, se ce n’era bisogno, anche dal garante della privacy in un apposito provvedimento. Si invitano, in ogni caso, i nostri clienti a rispettare a loro volta la normativa sulla privacy circa le modalità di trattamento gestione ed archiviazione; tutte le informazioni in merito sono presenti sul sito del garante della privacy, il rispetto della norma da parte del mittente e richiesto dalla norma stessa.

Come usare i dati nel rispetto della informativa art. 13: al momento dell’utilizzo dei contatti acquistati trasmettere informativa (art. 13 d.Lgs. 196/03) all’azienda per informarla delle modalità di trattamento da parte vostra e dei diritti (verifica, aggiornamento, cancellazione) sanciti dalla legge. L’informativa riguardante il trattamento dei dati personali va resa all’interessato in qualsiasi modalità avvenga il contatto, sia esso telefonico, via e-mail o fax. Questa può anche essere unita all’eventuale richiesta di consenso per l’invio di materiale promozionale (vedi sotto). In ogni messaggio devono anche essere accluse le indicazioni su come poter essere rimossi dall’elenco, procedura che deve essere agevole e gratuita (per esempio il consueto link rimuovi). Richieste di consenso per poter inviare materiale promozionale/pubblicitario occorre preventivamente il consenso del destinatario. La richiesta di consenso può essere effettuata via e-mail, via telefonica, via postale. Nel caso di richiesta telefonica l’accettazione può essere verbale. In caso di richiesta via e-mail, la richiesta può contenere: il logo dell’azienda richiedente i vostri dati identificativi aziendali (indirizzo, telefono, fax, e-mail, sito web), che devono essere precisi aggiornati e attivi (non e’ consentita la forma anonima, o mascherare indirizzi e-mail) una descrizione della vostra attività/azienda e il motivo del vostro interessamento la descrizione dell’argomento della promozione link alla vostra homepage e/o alla pagina di dettaglio del prodotto/servizio non deve invece contenere: dettagli sui prezzi/corrispettivi della promozione fotografie immagini dei prodotti slogan commerciali allegati di posta la richiesta di consenso può essere ripetuta più volte nel tempo. Ovvero, si può richiedere più di una volta. Il tutto entro limiti ragionevoli dettati da logica e buonsenso. Per esempio se si tratta di un nuovo oggetto della promozione o se trascorso un discreto lasso di tempo dalla prima richiesta. Si consiglia di inviare messaggi il più possibilmente leggeri e che permettano di essere scaricati in tempi brevi e accludere sempre le indicazioni per effettuare la procedura di rimozione dalla lista

E’ ritenuta buona norma indicare già nel campo oggetto della e-mail il contenuto della comunicazione e il nome del mittente, inoltre, se si ritiene opportuno, rivolgerlo all’attenzione di un responsabile o un di settore al quale destinare la comunicazione.

Contenuti vietati: il messaggio non deve avere contenuto offensivo, osceno o comunque essere considerato lesivo del generale senso del pudore. E’ illegale diffondere comunicazioni inerenti prodotti vietati o non conformi alle predisposizioni di legge, e si consiglia la presa in visione delle leggi vigenti o la consulenza di esperti in merito a promozioni verso paesi di cui non si conosce la disposizione verso il prodotto in oggetto.

Guarda schema riepilogativo sotto, su cosa si può fare con i nostri data-base

(1) L’informativa (art. 13 d.Lgs. 196/03) è obbligatoria e descrive modalità del trattamento e finalità ed assicura i diritti fondamentali del destinatario (aggiornamento, rimozione, verifica). Sono informazioni da rendere necessariamente.

(2) il messaggio non dovrà essere configurabile come promozionale o pubblicitario. Potrà contenere una descrizione dell’azienda mittente, il logo, una descrizione del prodotto/servizio oggetto della comunicazione, link di collegamento a pagine dove raccogliere maggiori informazioni, recapiti e modalità di contatto. Non potrà contenere allegati (pdf, listini etc.).

Resta quinti inteso che www.emaildirect.it non si assume nessuna responsabilità circa un’utilizzo improprio della banca dati da parte dei nostri clienti.

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